Coordinación de actividades empresariales
Automatiza el intercambio documental con tus clientes y contratas
eGestiona resuelve todos los trabajos administrativos de la gestión documental y te facilita un entorno de
trabajo colaborativo con tus clientes y con tu cadena de subcontratación
Un entorno de trabajo colaborativo y automatizado
Descubre lo sencillo que es acceder a la intranet y desde allí administrar, gestionar y consultar toda la información relativa a la coordinación de actividades, en función del perfil y de los permisos de acceso de cada usuario
La extranet de contratas, subcontratas y proveedores es una herramienta que traslada a las empresas de tu cadena de subcontratación el trabajo administrativo documental, facilitando la gestión de su propia estructura de negocio y la tramitación de los documentos que les solicitamos.
La extranet de clientes es una herramienta que facilita a tus clientes el seguimiento en tiempo real de todo el proceso de coordinación de actividades empresariales, según los requisitos documentales exigidos por cada uno de ellos. El propio cliente puede descargar toda la documentación requerida
La extranet de promotores y/o de coordinadores de seguridad y salud, nos permite dotar al responsable de la seguridad, principalmente en obras de construcción, de una aplicación de seguimiento de la coordinación y acreditación de empresas, trabajadores y equipos dentro de la obra.
eMoviliza es la app para Android e iOS que te permite consultar desde el móvil todo el proceso de coordinación documental y el control de las acreditaciones de empresas, trabajadores y equipos. Desde cualquier parte podrás gestionar el control de accesos y marcajes o a las actividades dentro de tus centros de trabajo
Acreditación de trabajadores y manejo de maquinaria
Gestiona las acreditaciones de los trabajadores y realiza sus carnets con pictogramas, códigos de barras y códigos QR. Puedes definir los requisitos documentales, cualificaciones, conocimientos, protocolos médicos y equipos de protección, que cada trabajador necesite para estar acreditado.
Configura las máquinas y equipos definiendo que requisitos debe cumplir un trabajador para poder manejarlos y controla las acreditaciones utilizando los informes personalizados de inteligencia de negocio.
Semáforos e informes en tiempo real para el control documental
Si quieres controlar el estado documental de manera rápida y eficaz, eGestiona es tu herramienta. Gestión global de coordinación documental, accesos, pagos, gestión de residuos y ADR, acreditaciones de trabajadores y maquinaria, productos químicos,… puedes consultar toda esta información muy fácil, personaliza la forma de visualizarla a gusto de cada usuario, desde el personal del control de accesos hasta la dirección de la empresa.
eGestiona creará informes automáticos periódicamente y los enviará a tu email, con el porcentaje de cumplimiento documental por empresa, trabajadores y equipos en cada centro de trabajo. Además puedes exportar a Excel cualquier informe de coordinación de forma automática y utilizar plantillas predefinidas con tablas dinámicas y con gráficos incluidos, utilizando la tecnología Power Pivot de Excel
Toda la documentación desde una única pantalla
Te facilitamos la autorización o rechazo documental desde una única pantalla con un simple clic. Configurando los tipos de rechazos documentales más habituales y definiendo el texto de rechazo por defecto puedes generar el correo de rechazo de forma automática, mejorando el tiempo de respuesta.
De la misma manera puedes configurar y publicar los criterios de validación por cada tipo de documento para evitar rechazos innecesarios mejorando el ratio de aprobación y la gestión de coordinación.
Para agilizar la gestión documental filtra la documentación como necesites: por los diferentes estados documentales, por empresa, trabajador, equipo, centro, tipo de documento, etc, y guarda tus filtros favoritos y las búsquedas repetitivas. eGestiona también te ofrece la posibilidad de exportar a Excel de forma automática todos los informes documentales que visualizas en pantalla.
Planifica y coordina actividades en tus centros de trabajo
Si necesitas crear un plan de trabajo y definir las tareas, los tiempos de ejecución, etc, eGestiona te permite generar un modelo de coordinación diferente por cada actividad, solicitando documentación específica de cada trabajo. Podrás configurar las empresas, trabajadores y equipos que desarrollarán dicha actividad en cada centro de trabajo planificando además la duración de sus actividades.
La aplicación también te permite controlar, incluso desde el móvil, el acceso a tus centros de trabajo de empresas, trabajadores y equipos por actividades, en función de la documentación exigida
¿Y si mis clientes también tienen eGestiona?
Entonces te será muy fácil integrar la coordinación de forma automática con ellos. Solo tendrás que cargar la documentación de tu empresa y autorizar la de tus contratas y automáticamente eGestiona se encargará de integrar todo en la licencia de tus clientes.
En tu aplicación puedes configurar el modelo documental de cada cliente y crear la estructura de empresas, trabajadores y equipos, tuyos o de tu cadena de subcontratación, que trabajan en cada uno de tus clientes.
Elementos integrados, documentos enviados, situaciones documentales, incidencias de integración… sigue la trazabilidad del proceso en cada una de sus etapas usando la inteligencia de negocio.
CAE con otros clientes y plataformas
Clientes que no tienen plataforma de coordinación o quieren utilizar la tuya
Si tus clientes quieren utilizar tu aplicación eGestiona, puedes asignarles permisos de usuario para que accedan a controlar la información de centros, empresas, trabajadores, equipos y documentos que compartes con ellos, manteniendo por tu parte un seguimiento de las gestiones que realizan
Si tus clientes no quieren utilizar eGestiona puedes enviarles de forma automática e-mails con la nueva documentación que les afecte. eGestiona te permite configurar los contenidos del correo electrónico y las listas de distribución tanto de los envíos automáticos como de los envíos manuales. Además es posible realizar el seguimiento de los envíos y las consultas documentales que tus clientes hayan realizado.
Clientes que tienen otras plataformas de coordinación
También tenemos alternativas y funcionalidades para ayudarte en este caso. Si la plataforma ofrece mecanismos de integración, podemos desarrollar procesos de carga automática de tu documentación y de tu información en ella. Si no es así, eGestiona te permite hacer una lista totalmente estructurada e identificable de la documentación. Cada carpeta identifica de forma unívoca a un centro, empresa, trabajador o equipo y en cada documento se incorpora su tipo, su fecha de vigencia y a quién pertenece.
Puedes descargar los documentos en formato ZIP y subirlos a terceras plataformas sin necesidad de revisarlos o si lo prefieres, utilizar el servicio de externalización de nuestros partners
Traza todas las acciones de gestión y controla quién, cómo, qué y cuándo
Nos apoyamos en las últimas tecnologías para diseñar los sistemas que te permitan garantizar la trazabilidad en todos los procesos. Con eGestiona asegurarás el cumplimiento de la RGPD y controlarás todas las acciones de gestión que involucren datos de carácter personal.
También podrás consultar en tiempo real la actividad de todos los usuarios internos y externos que manejan la aplicación, filtrando las consultas por tipo de acción, usuario, empresa o periodo de tiempo.
La aplicación te permite registrar y consultar toda la documentación autorizada y rechazada por cada usuario y controlar los tiempos de respuesta de validación documental pactados internamente o con el externalizador. Además puedes exportar a Excel en tablas dinámicas y gráficos asociados toda la información relevante de control de acciones
Informes de inteligencia de negocio avanzados ¡eGestiona toma la iniciativa!
Deja que eGestiona trabaje por ti realizando y enviando por correo electrónico los informes de negocio que necesitas. Aprovecha la potencia de Power Pivot y de las tablas dinámicas de Excel para presentar la información tal y como tu la hayas configurado.
Verás que es sencillo exportar a Excel, en tiempo real, la información de cada proceso de coordinación de actividades empresariales, y podrás determinar que informes quieres mandar por e-mail, su contenido, la lista de destinatarios y la periodicidad del envío.
Descubre que fácil es configurar la seguridad de acceso a los informes, determinando quién puede administrarlos y consultarlos, realizando un seguimiento de la trazabilidad de los envíos. Además, te podemos desarrollar informes personalizados con filtros y gráficos específicos.
Estructura modular de eGestiona
Pulsa en cada uno de los iconos del gráfico para conocer más detalles de cada módulo o pulsa aquí para volver a funcionalidades