Coordination des activités de l’entreprise
Automatise l’échange de documents avec vos clients et vos sociétés sous-traitants
eGestiona résout toutes les tâches administratives liées à la gestion de documents et facilite la création d’un environnement de travail collaboratif avec vos clients et votre chaîne de sous-traitance
Un environnement de travail collaboratif et automatisé
Découvrez à quel point il est facile d’accéder à l’intranet et, à partir de là, d’administrer, de gérer et de consulter toutes les informations relatives à la coordination des activités, en fonction du profil et des autorisations d’accès de chaque utilisateur
L’extranet des sociétés contractantes, sous-traitants et fournisseurs est un outil qui transfère le travail documentaire administratif aux entreprises de votre chaîne de sous-traitance en facilitant la gestion de sa propre structure commerciale et le traitement des documents demandés
L’extranet des clients est un outil qui facilite le suivi en temps réel de tout le processus de coordination des activités de vos clients, en fonction des exigences documentaires de chacun. Le client peut télécharger toute la documentation demandée
L’extranet de promoteurs et coordinateurs de sécurité et santé nous permet de fournir au responsable de la sécurité, principalement dans les travaux de construction, une application qui permette de contrôler la coordination et l’accréditation d’entreprises, de travailleurs et d’équipements aux travaux.
eMoviliza est l’application pour Android et iOS qui vous permet de consulter depuis le mobile tout le processus de coordination documantaire et de contrôle des accréditations des entreprises, des travailleurs et des équipements. Depuis n’importe quel lieu on peut gérer le contrôle d’accès, les marquages ou les activités dans vos centres de travail.
Accréditation de travailleurs et utilisation de machinerie
Gère les accréditations des travailleurs et réalise leurs cartes avec des pictogrammes de codes à barres et de codes QR. On peut définir les exigences documentaires, les qualifications, les connaissances, les protocoles médicaux et les équipements de protection que chaque travailleur doit être accrédités
Configure les machines et les équipements en définissant les exigences auxquelles un travailleur doit remplir pour pouvoir les gérer et contrôle les accréditations à l’aide des rapports personnalisés d’intelligence d’affaire
Feux et rapports en temps réel pour le contrôle documentaire
Si vous souhaitez contrôler l’état documentaire rapidement et efficacement, eGestiona est votre outil. Gestion globale de la coordination documentaire, des accès, des paiements, de la gestion des déchets et des ADR, de l’accréditation des travailleurs et des machines, des produits chimiques, … on peut voir toutes ces informations très facilement, personnaliser le moyen de les visualiser pour les adapter à chaque utilisateur, depuis le personnel de contrôle d’ accès jusqu’à la direction de la société.
eGestiona créera périodiquement des rapports automatiques et les enverra périodiquement à votre adresse e-mail, avec le pourcentage de remplissement documentaire par société, employés et équipements dans chaque centre de travail. On peut également exporter automatiquement tous les rapports de coordination à Excel et utiliser des modèles prédéfinis avec tableaux et graphiques dynamiques inclus, à l’aide de la technologie Power Pivot d’Excel.
Toute la documentation apparaisse sur un seul écran
Nous facilitons l’autorisation ou le rejet de documents sur un seul écran avec un simple clic. En configurant les types de rejet de document les plus courants et en définissant le texte de rejet par défaut, on peut générer le courrier électronique de rejet automatiquement, ce qui améliore le temps de réponse.
De la même manière, vous pouvez configurer et publier les critères de validation pour chaque type de document afin d’éviter les rejets inutiles en améliorant le taux d’approbation et la gestion de la coordination.
Pour accélérer la gestion documentaire filtre la documentation selon vos besoins: pour les différents états du document, par société, travailleur, équipement, centre, type de document, etc., et enregistre vos filtres favoris et vos recherches répétitives. eGestiona vous offre également la possibilité d’exporter automatiquement à Excel tous les rapports documentaires que on peut voyer sur l’écran..
Planifie et coordonne les activités dans vos centres de travail
Si vous devez créer un plan de travail et définir les tâches, les temps d’exécution, etc., eGestiona vous permet de générer un modèle de coordination différent pour chaque activité, en demandant documentation spécifique pour chaque travail. Vous pouvez configurer les entreprises, les travailleurs et les équipements qui développeront cette activité dans chaque centre de travail, en planifiant également la durée de leurs activités.
L’application vous permet également de contrôler, même à partir du mobile, l’accès d’entreprises, de travailleurs et d’équipements à vos centres de travail par activité, en fonction de la documentation exigée.
Et si mes clients ont également eGestiona?
Il sera alors très facile d’intégrer automatiquement la coordination avec eux. Vous devez juste y télécharger la documentation de votre entreprise et autoriser celle-la de vos sociétés sous-traitantes, et automatiquement eGestiona sera en chargé de l’intégration de tout dans la licence de vos clients.
Dans votre application, vous pouvez configurer le modèle documentaire de chaque client et créer la structure d’entreprises, de travailleurs et d’équipements, la vôtre ou votre chaîne de sous-traitance, qui fonctionnent dans chacun de vos clients.
Éléments intégrés, documents envoyés, situations documentaires, incidences d’intégration … suive la traçabilité du processus à chacune de vos étapes en utilisant l’intelligence d’affaire
CAE avec d’autres clients et plateformes
Clients qui n’ont pas de plate-forme de coordination ou veulent utiliser la vôtre
Si vos clients veulent utiliser votre application eGestiona, vous pouvez leur attribuer des autorisations d’utilisateur pour leur permettre de contrôler les informations des centres, entreprises, travailleurs, équipements et documents que vous partagez avec eux, tout en assurant le suivi des procédures qu’ils exécutent.
Si vos clients ne veulent pas utiliser eGestiona, vous pouvez leur envoyer automatiquement des courriers électroniques contenant la nouvelle documentation qui les concerne. eGestiona vous permet de configurer le contenu du courrier électronique et les listes de distribution des envois d’une manière automatique ou manuelle. On peut également suivre les envois et les demandes de documentaires que vos clients ont effectués.
Clients ayant d’autres plateformes de coordination
Nous avons également des alternatives et des fonctionnalités pour vous aider dans ce cas. Si la plate-forme offre des mécanismes d’intégration, nous pouvons développer des processus pour y charger automatiquement votre documentation et vos informations. Sinon, eGestiona vous permet d’établir une liste de documents entièrement structurée et identifiable. Chaque dossier identifie de manière univoque à un centre, une entreprise, un travailleur ou une équipement et chaque document intègre son type, sa date d’effet et à qui il appartient.
Vous pouvez télécharger les documents au format ZIP et les télécharger sur des plateformes tierces sans avoir à les réviser, ou si vous préférez, utiliser le service d’externalisation de nos partners.
Trace toutes les actions de gestion et contrôle qui, comment, quoi et quand
Nous nous appuyons sur les dernières technologies pour concevoir les systèmes en vous permettant de garantir la traçabilité de tous les processus. Avec eGestiona, vous garantissez le remplissiment de la RGPD et contrôlez toutes les actions de gestion qui impliquent des données personnelles.
On peut également vérifier en temps réel l’activité de tous les utilisateurs internes et externes qui gèrent l’application, en filtrant les demandes par type d’action, utilisateur, société ou période du temps
L’application vous permet d’enregistrer et de consulter toute la documentation autorisée rejetée par chaque utilisateur et de contrôler les temps de réponse de la validation documentaire convenue en interne ou avec l’externaliseur. On peut également exporter vers Excel des tableaux dynamiques et de graphiques en associant toute la information remarquable de contrôle d’action.
Rapports d’intelligence d’affaire avancée eGestiona prend l’initiative!
Laissez eGestiona travailler pour vous en envoyant par courrier électronique les rapports commerciaux dont vous avez besoin. Profitez la puissance de Power Pivot et des tableaux dynamiques d’Excel pour présenter les informations exactement comment vous les avez configurées.
Vous verrez qu’il est facile d’exporter à Excel, en temps réel, les informations de chaque processus de coordination des activités, et vous pouvez déterminer les rapports que vous voulez envoyer par courrier électronique, son contenu, la liste des destinataires et la périodicité de l’envoi.
Découvrez à quel point il est facile de configurer la sécurité d’accès aux rapports, de déterminer qui peut les gérer et les consulter, de suivre la traçabilité des envois. De plus, nous pouvons développer des rapports personnalisés avec des filtres et des graphiques spécifiques..
Structure modulaire d’eGestiona
Cliquez sur chacune des icônes du graphique pour en savoir plus sur chaque module ou cliquez ici pour revenir aux fonctionnalités.